¿Qué es el FUID?
El Formato Único de Inventario Documental (FUID) es una herramienta de control y consulta que describe, de manera normalizada, los documentos que produce o custodia una entidad. En la práctica es el "inventario" del archivo: un listado donde cada fila representa una unidad documental (carpeta, expediente, caja o tomo) con sus datos clave.
Fue adoptado por el Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación, que reglamenta la organización de los archivos de gestión y establece el formato de inventario único para todas las entidades del Estado colombiano.
¿Para qué sirve el FUID?
- Transferencias documentales: es obligatorio para transferir expedientes del archivo de gestión al central y del central al histórico.
- Control del archivo: permite saber qué documentos existen, dónde están y cuántos folios tienen.
- Entrega de cargos y empalmes: respalda la entrega de documentos cuando un funcionario deja su puesto.
- Fusión, supresión o liquidación de entidades: es la base para inventariar y entregar el fondo documental.
- Consulta y recuperación: facilita ubicar rápidamente un expediente.
Campos del FUID y cómo diligenciarlos
El FUID tiene un encabezado con los datos de la entidad y un cuerpo con una fila por cada unidad documental.
Datos del encabezado
- Entidad remitente y entidad productora: quién entrega y quién produjo los documentos.
- Unidad administrativa y oficina productora: la dependencia responsable.
- Objeto: el motivo del inventario (transferencia primaria, secundaria, inventario individual, etc.).
- Hoja N.º ___ de ___ y registro de entrada: control de páginas y fecha de recepción.
Columnas del cuerpo
| Columna | Qué se registra |
|---|---|
| N.º de orden | Número consecutivo de cada unidad documental en el inventario. |
| Código | Código de la serie/subserie según la TRD o el cuadro de clasificación. |
| Nombre de la serie, subserie o asunto | Denominación del expediente o conjunto documental. |
| Fechas extremas (inicial – final) | Fecha del documento más antiguo y del más reciente de la unidad. |
| Unidad de conservación | Caja, carpeta, tomo u otro (se marca el tipo y la cantidad). |
| N.º de folios | Total de folios que contiene la unidad documental. |
| Soporte | Papel, electrónico, CD, microfilm, etc. |
| Frecuencia de consulta | Alta, media o baja, según el uso del documento. |
| Notas | Observaciones: estado de conservación, faltantes, anexos, etc. |
Paso a paso para elaborar el FUID
- Organiza primero el archivo: clasifica los expedientes por series y subseries según la TRD. No se puede inventariar lo que está en desorden.
- Ordena y folia cada expediente (numeración correlativa de folios).
- Diligencia el encabezado con los datos de la entidad y el objeto del inventario.
- Registra una fila por unidad documental, llenando todas las columnas con datos verificados.
- Revisa y valida: confirma que los folios, fechas y unidades de conservación coincidan con el físico.
- Firma: el FUID lo firman quien lo elabora, quien lo entrega y quien lo recibe.
Errores comunes al diligenciar el FUID
- Inventariar sin haber clasificado y foliado antes (genera inconsistencias).
- Confundir fechas extremas con la fecha de elaboración del inventario.
- No coincidir el número de folios registrado con el físico.
- Dejar vacía la columna de código por no tener la TRD aplicada.
Cómo INDOC genera el FUID automáticamente
Diligenciar el FUID a mano, en Excel, es lento y propenso a errores. Con un sistema de gestión de archivo como INDOC, el FUID se genera solo: como cada expediente ya está clasificado por TRD, foliado y con sus fechas registradas, el sistema produce el inventario con todas las columnas listas para transferencias primarias y secundarias, sin transcribir nada a mano. Conoce más sobre nuestro software de gestión documental.