¿Qué es una Tabla de Retención Documental?
La TRD es, en palabras simples, el "mapa de vida" de los documentos de una organización. Indica qué tipos de documentos se producen, cómo se agrupan, durante cuánto tiempo deben guardarse y qué pasa con ellos cuando dejan de tener uso administrativo: si se conservan para siempre, se eliminan o se seleccionan como muestra histórica.
El Archivo General de la Nación (AGN) la define como el "listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos". Sin una TRD, los documentos se acumulan sin criterio: nadie sabe qué se puede botar, qué hay que conservar ni dónde está cada cosa.
¿Para qué sirve una TRD?
Una TRD bien elaborada le permite a cualquier entidad pública o empresa privada:
- Cumplir la ley. Es obligatoria para entidades públicas y exigible en auditorías de entes de control.
- Saber qué conservar y qué eliminar con respaldo técnico y legal, evitando botar lo que no se debe (o guardar basura por años).
- Controlar los tiempos de retención en el archivo de gestión y en el archivo central.
- Organizar el archivo por series y subseries, no por carpetas sueltas o criterios de cada persona.
- Reducir costos de espacio (físico y digital) al eliminar documentos vencidos de forma controlada.
- Facilitar las transferencias documentales entre las fases del archivo.
Componentes de una TRD
Una TRD se presenta como una tabla. Estas son las columnas y conceptos que la conforman:
1. Series y subseries documentales
La serie documental es el conjunto de documentos del mismo tipo que se producen por una misma función (por ejemplo, "Contratos" u "Historias laborales"). La subserie es una división de la serie (por ejemplo, dentro de "Contratos": "Contratos de prestación de servicios"). Dentro de cada subserie están los tipos documentales (la minuta, los otrosíes, las pólizas, etc.).
2. Tiempos de retención
Se expresan en años y se dividen en dos etapas:
- Archivo de gestión (AG): tiempo que el documento permanece en la oficina que lo produce, mientras tiene uso frecuente.
- Archivo central (AC): tiempo adicional que se conserva en el archivo central de la entidad tras perder uso corriente.
3. Disposición final
Define qué se hace con el documento al cumplir su tiempo total de retención. Las cuatro opciones son:
- CT — Conservación Total: se guarda permanentemente por su valor histórico o científico.
- E — Eliminación: se destruye de forma controlada al perder todo valor.
- S — Selección: se conserva solo una muestra representativa y se elimina el resto.
- M / D — Medio tecnológico / Digitalización: se reemplaza por una copia en otro soporte.
Ejemplo de una fila de TRD
| Código | Serie / Subserie | AG | AC | Disposición |
|---|---|---|---|---|
| 120-15 | Historias laborales | 2 años | 78 años | CT |
| 120-08 | Contratos de prestación de servicios | 2 años | 18 años | S |
| 130-05 | Comprobantes de egreso | 1 año | 9 años | E |
Los tiempos del ejemplo son ilustrativos; cada entidad define los suyos según sus valores documentales.
¿Cómo se elabora una TRD? (paso a paso)
El procedimiento del Acuerdo 004 de 2019 del AGN se resume en estas etapas:
- Investigación preliminar: se estudia la estructura orgánica, las funciones y la normativa de la entidad.
- Análisis e identificación de series: se entrevista a cada dependencia y se identifican las series y subseries que produce.
- Valoración documental: se determinan los valores primarios (administrativo, legal, contable, fiscal) y secundarios (histórico, científico) de cada serie.
- Fijación de tiempos y disposición final: con base en la valoración, se asignan los tiempos de retención (AG y AC) y la disposición final.
- Elaboración y presentación: se diligencia el formato de TRD y se acompaña del cuadro de clasificación documental.
- Aprobación y convalidación: el Comité Interno de Archivo aprueba la TRD; en entidades públicas, se convalida ante el Consejo Departamental/Distrital de Archivos y se inscribe en el Registro Único de Series Documentales (RUSD).
- Implementación y publicación: se aplica en el día a día y se publica para consulta.
TRD vs TVD: ¿en qué se diferencian?
Se confunden con frecuencia. La TRD (Tabla de Retención Documental) aplica a los documentos que la entidad produce actualmente. La TVD (Tabla de Valoración Documental) se usa para organizar y valorar los fondos acumulados: el archivo histórico que se acumuló en el pasado sin criterios de organización. En resumen: la TRD mira hacia adelante; la TVD ordena el pasado.
Marco normativo de la TRD en Colombia
- Ley 594 de 2000 — Ley General de Archivos: hace obligatoria la elaboración y adopción de las TRD.
- Acuerdo 004 de 2019 del AGN — reglamenta el procedimiento de elaboración, aprobación, convalidación, implementación e inscripción en el RUSD de las TRD y TVD.
- Decreto 1080 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura, que compila la normativa de gestión documental.
- Acuerdo 027 de 2006 del AGN — actualiza el glosario de términos archivísticos (serie, subserie, disposición final, etc.).
Si quieres profundizar en el marco general, revisa nuestra guía sobre la Ley 594 de 2000 y cómo cumplirla.
Cómo INDOC te ayuda con la TRD
Tener la TRD en papel es solo la mitad del trabajo; lo difícil es aplicarla todos los días. Con un sistema de gestión de archivo como INDOC, la TRD se parametriza una vez (series, subseries, tiempos y disposición final) y a partir de ahí el sistema:
- Crea expedientes ya clasificados según tu TRD.
- Calcula automáticamente los tiempos de retención y avisa cuándo procede una transferencia o eliminación.
- Genera el FUID y los formatos de transferencia y baja documental conforme a los acuerdos del AGN.
- Deja trazabilidad y auditoría de cada acción para responder a los entes de control.
Así, tu TRD deja de ser un documento que se guarda en un cajón y se convierte en el motor que ordena tu archivo de forma automática. Conoce más sobre nuestro software de gestión documental para empresas.