¿Qué es la TRD?
La Tabla de Retención Documental es el instrumento que lista las series y subseries que una entidad produce hoy, con sus tiempos de retención en cada fase del archivo y su disposición final. Se construye sobre la estructura orgánico-funcional vigente de la entidad. Si quieres el detalle, lee nuestra guía sobre qué es una TRD y cómo se elabora.
¿Qué es la TVD?
La Tabla de Valoración Documental es el instrumento que se aplica a los fondos documentales acumulados: esa masa de documentos que muchas entidades tienen amontonada de años (o décadas) atrás, producida bajo estructuras y funciones que ya cambiaron y sin una organización clara. La TVD permite valorar esos documentos para decidir qué se conserva y qué se elimina.
Se elabora reconstruyendo la historia institucional (las distintas estructuras que tuvo la entidad en el tiempo) y valorando las agrupaciones documentales de cada periodo.
TRD vs TVD: comparación lado a lado
| Criterio | TRD | TVD |
|---|---|---|
| Se aplica a | Documentos de producción actual | Fondos acumulados (del pasado) |
| Enfoque temporal | Hacia adelante | Hacia atrás |
| Base de elaboración | Estructura y funciones vigentes | Historia institucional y estructuras pasadas |
| Objetivo | Regular la retención y disposición desde ya | Organizar y valorar lo ya acumulado |
| ¿Cuándo se usa? | De forma permanente | Hasta sanear el fondo acumulado |
¿En qué se parecen?
- Ambas son instrumentos archivísticos obligatorios para entidades públicas.
- Las dos definen tiempos de retención y disposición final (conservación, eliminación, selección).
- Ambas siguen el procedimiento de elaboración, aprobación y convalidación del Acuerdo 004 de 2019 del AGN y se inscriben en el RUSD.
- Las dos requieren valoración documental (analizar los valores primarios y secundarios de los documentos).
¿Cuál necesita mi entidad?
La mayoría de entidades necesitan ambas: la TRD para gobernar lo que producen desde ahora, y la TVD para poner en orden el archivo histórico acumulado. Si tu entidad apenas está organizando su gestión documental, lo habitual es elaborar primero la TRD (para frenar el desorden) y luego abordar la TVD (para sanear lo viejo).
Cómo INDOC aplica TRD y TVD
En INDOC parametrizas tanto la TRD como la TVD y el sistema las aplica sobre los expedientes: calcula retenciones, propone disposiciones finales y genera los inventarios (FUID) y formatos de transferencia, dejando trazabilidad completa. Así, ordenar el pasado y gobernar el presente dejan de ser dos proyectos manuales. Descubre más sobre nuestro sistema de gestión de archivo.