Administra el ciclo vital completo de tus expedientes —archivo de gestión, central e histórico— con tablas de retención documental, foliación y FUID automáticos. Un software de archivo empresarial con cumplimiento nativo de la Ley 594/2000 y los acuerdos del AGN.
Un sistema de gestión de archivo es un software que organiza, conserva y controla los documentos de una organización a lo largo de su ciclo vital —desde el archivo de gestión hasta el histórico— aplicando tablas de retención documental (TRD), foliación, inventarios (FUID) y transferencias. En Colombia, debe cumplir la Ley 594 de 2000 y la normativa del Archivo General de la Nación (AGN). INDOC automatiza todo este proceso con trazabilidad y auditoría completas.
Cada expediente avanza por las tres fases del archivo con transiciones controladas y trazabilidad en cada paso.
Se crea el expediente, se anexan y folian documentos y se prepara la transferencia. Estado activo y editable.
El expediente pasa a custodia central, disponible para consulta y préstamos con control de devolución.
Conservación permanente del patrimonio documental. Solo consulta. Baja documental con formato AGN cuando aplica.
Parametriza series y subseries como base para crear expedientes y sus anexos.
Numeración correlativa de folios según el Acuerdo AGN 039/2002, sin intervención manual.
Formato Único de Inventario Documental listo para transferencias primarias y secundarias.
Flujo de doble confirmación entre fases del archivo con registro de cada movimiento.
Control de préstamo y devolución con hoja de control y trazabilidad de consultas.
Digitaliza el archivo físico y hazlo buscable por contenido, sin límite de páginas ni costo extra.
Proceso de eliminación con formato según Acuerdo AGN 004/2013. Estado terminal irreversible.
Cada acción queda registrada con usuario, fecha y detalle para responder a entes de control.
Gestiona el archivo de varias sedes o dependencias desde una sola plataforma con permisos por rol.
INDOC implementa la regulación archivística colombiana como base de diseño, no como añadido posterior.
Marco principal: ciclo vital, fases del archivo y tablas de retención documental.
Estructura de expedientes por series y subseries y transferencias primarias.
Reglas de numeración correlativa de folios aplicadas automáticamente.
Inventario documental y proceso de baja con los campos y estructura requeridos.
Programa de gestión documental, conservación y documentos electrónicos.
Te mostramos cómo INDOC organiza tu archivo bajo la normativa colombiana.
La gestión documental abarca todo el manejo de documentos (creación, radicación, flujos, almacenamiento), mientras que la gestión de archivo se enfoca en la organización, conservación y disposición final de los expedientes según su ciclo vital y las tablas de retención. INDOC cubre ambas: el módulo de Correspondencia gestiona el día a día documental y el módulo de Archivo administra el ciclo vital del expediente.
La TRD es un instrumento archivístico que define las series y subseries documentales de una entidad, los tiempos de retención en cada fase del archivo y su disposición final (conservación o eliminación). En INDOC, la TRD se parametriza y sirve de base para crear expedientes y aplicar automáticamente las reglas de retención.
Sirve para ambos. Las entidades públicas aprovechan el cumplimiento normativo preintegrado (Ley 594/2000 y acuerdos AGN); las empresas privadas obtienen orden, trazabilidad, reducción de papel y búsqueda instantánea de su archivo corporativo.
Sí. INDOC incluye OCR ilimitado: digitaliza los documentos, mejora la calidad de imagen y extrae el texto para dejarlo buscable dentro del expediente, sin límite de páginas ni costo adicional por volumen.
Solicita una demo gratuita y descubre cómo INDOC controla el ciclo vital de tus expedientes.