¿Qué exige la Ley 594 de 2000?
La Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, establece las reglas y principios para la gestión de los archivos en Colombia. Aplica a todas las entidades públicas y a las privadas que cumplen funciones públicas. Su objetivo es que los documentos se organicen, conserven y estén disponibles a lo largo de todo su ciclo vital. A continuación, los pasos concretos para cumplirla.
Pasos para cumplir la Ley 594 de 2000
- Conforma el Comité Interno de Archivo. Es el órgano que asesora y aprueba los instrumentos archivísticos de la entidad (hoy suele integrarse al Comité Institucional de Gestión y Desempeño).
- Elabora el Programa de Gestión Documental (PGD). Define las políticas y procesos para producir, recibir, organizar, conservar y disponer los documentos.
- Construye el cuadro de clasificación documental (CCD). Refleja la estructura de fondos, secciones, series y subseries de la entidad.
- Adopta las Tablas de Retención Documental (TRD). Define tiempos de retención y disposición final de cada serie. Conoce qué es una TRD y cómo elaborarla.
- Organiza los expedientes por series y subseries, ordénalos y foliados según los acuerdos del AGN.
- Inventaría con el FUID. Levanta el Formato Único de Inventario Documental de tus archivos.
- Realiza las transferencias documentales entre el archivo de gestión, central e histórico según los tiempos de la TRD.
- Garantiza la conservación. Implementa el Sistema Integrado de Conservación (SIC) para proteger los documentos físicos y electrónicos.
- Asegura el acceso y la consulta con control de permisos, respetando la reserva legal y la protección de datos (Ley 1581 de 2012).
- Documenta y audita. Mantén trazabilidad de cada acción para responder ante los entes de control.
Instrumentos archivísticos que debes tener
- Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
- Tablas de Retención Documental (TRD) y, para fondos acumulados, Tablas de Valoración Documental (TVD)
- Programa de Gestión Documental (PGD)
- Inventarios documentales (FUID)
- Sistema Integrado de Conservación (SIC)
- Banco terminológico y tablas de control de acceso (según el nivel de madurez)
Marco normativo complementario
- Decreto 1080 de 2015 — Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura (compila la normativa de archivos).
- Acuerdo 004 de 2019 del AGN — procedimiento para TRD y TVD.
- Acuerdo 042 de 2002 del AGN — organización de archivos de gestión y FUID.
- Ley 1712 de 2014 — Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública.
- Ley 1581 de 2012 — Protección de Datos Personales.
Cómo INDOC te ayuda a cumplir la Ley 594
Cumplir la ley en papel es un proyecto enorme; mantenerla viva en el día a día es aún más difícil. INDOC nace sobre la normativa archivística colombiana, así que los instrumentos no son un añadido sino la base del sistema: parametrizas la TRD, organizas los expedientes por series, el sistema calcula retenciones, genera el FUID y los formatos de transferencia, y deja auditoría completa de cada acción para los entes de control. En otras palabras, conviertes el cumplimiento en algo automático. Conoce más en nuestra página sobre la Ley 594 de 2000 y nuestro sistema de gestión de archivo.