Qué es, a quién obliga y cómo cumplirla en la práctica con un sistema de gestión documental. Una guía clara para gerentes, responsables de archivo y de calidad.
Ver cómo INDOC ayuda a cumplirLa Ley 594 de 2000, conocida como Ley General de Archivos, es la norma que regula la función archivística en Colombia. Establece cómo las entidades deben organizar, conservar y disponer de sus documentos a lo largo de su ciclo vital (gestión, central e histórico), mediante instrumentos como las Tablas de Retención Documental (TRD). Aplica a entidades públicas y a privados que cumplen funciones públicas, y es desarrollada por los acuerdos del Archivo General de la Nación (AGN).
Toda la administración pública en los niveles nacional, departamental, distrital y municipal, así como entes descentralizados y de control.
Personas y entidades privadas que administran recursos públicos o cumplen funciones públicas también quedan sujetas a la función archivística.
Aunque no siempre obligadas, adoptar el ciclo vital y las TRD aporta orden, trazabilidad y reducción de riesgos legales.
El incumplimiento puede derivar en hallazgos de entes de control y sanciones disciplinarias para los responsables.
Ciclo vital del documento: gestionar cada documento desde su creación hasta su disposición final, en las fases de archivo de gestión, central e histórico.
Tablas de Retención Documental (TRD): clasificar la documentación en series y subseries con tiempos de retención y disposición final.
Programa de Gestión Documental (PGD): planificar la producción, trámite, organización y conservación de los documentos.
Inventarios y transferencias: levantar el FUID y transferir los expedientes entre fases del archivo de forma controlada.
Conservación y acceso: garantizar la integridad, conservación y consulta de los documentos, incluidos los electrónicos.
La Ley 594/2000 se complementa con acuerdos y decretos que detallan cómo aplicarla.
Organización de los archivos de gestión por series y subseries; transferencias primarias.
Reglas de foliación correlativa de los expedientes.
Formato Único de Inventario Documental (FUID) y procedimiento de eliminación.
Gestión documental de las entidades del Estado y documentos electrónicos.
Decreto Único Reglamentario del sector cultura, que compila normas archivísticas.
Esta guía es informativa. Consulta siempre el texto oficial vigente del AGN para tu caso.
Cumplir manualmente es costoso y propenso a errores. Un sistema como INDOC automatiza los requisitos clave:
Carga tus series y subseries y aplica las reglas de retención automáticamente a cada expediente.
Transiciones gestión → central → histórico con doble confirmación y trazabilidad.
Numeración de folios (AGN 039) e inventario documental (AGN 004) generados con un clic.
Historial completo de cada acción: responde con evidencia en minutos.
Es la Ley General de Archivos de Colombia: regula cómo las entidades deben organizar, conservar y disponer de sus documentos a lo largo de su ciclo vital, usando instrumentos como las Tablas de Retención Documental.
Están obligadas las entidades públicas y los privados que cumplen funciones públicas o administran recursos públicos. Otras empresas privadas no siempre están obligadas, pero adoptar sus principios es una buena práctica de orden y reducción de riesgo.
El incumplimiento puede generar hallazgos por parte de entes de control y derivar en sanciones disciplinarias para los responsables, además de pérdida de información y reprocesos.
Un software de gestión documental como INDOC automatiza y facilita el cumplimiento (TRD, ciclo vital, foliación, FUID, auditoría), pero debe acompañarse de las políticas y procedimientos archivísticos de la entidad.
Te mostramos cómo INDOC implementa el ciclo vital, las TRD y la trazabilidad que exige la norma.